ヤフオクで出品していると、メールが際限なく届きます。出品のたびに1通、終了で1通、落札されれば支払い、住所確定、受け取り、評価と続き、1件の取引で6〜8通。ほかに決済の明細、ポイント、キャンペーン、各種メルマガ。アカウントを分けていればその倍、3倍になります。
当方のGmailには、ヤフオクからのメールが50万通あります。それでも取引メッセージの見落としはありません。ヤフオク側の配信停止をほとんど使わず、Gmailのフィルタで振り分けているからです。この記事では、どのメールを残し、どのメールを捨て、どのメールを「絶対に埋もれさせない」ようにしているかを書きます。
ヤフオクのメールは3つに分かれる
ヤフオクからのメールを「見て、自分が何かするか」で分けると、3つになります。
| 分類 | 見て何をするか | Gmailでの扱い |
|---|---|---|
| 見落とすと事故になる | 返信や対応をする | 受信トレイに残し、目立つラベル |
| 記録として要る | 何もしない。あとで探すことがある | 受信トレイをスキップしてラベル |
| 要らない | 何もしない。探すこともない | 削除 |
肝心なのは、分類が固定ではないことです。同じメールでも、仕組みを持っているかどうかで分類が変わります。たとえば「お届け先住所確定」は、落札者の住所が決まったので送料を連絡してください、という起点のメールです。普通は見落とせません。ただし送料連絡を自動化していれば、見る必要がなくなります。当方はそうしているので、このメールは記録の側に回しています。
差出人と件名で見分ける
ヤフオクのメールは差出人のアドレスが用途ごとに分かれていて、Gmailのフィルタはこれで見分けます。主なものを並べます。
| 差出人 | 内容 | 分類 |
|---|---|---|
| auction-master@mail.yahoo.co.jp | 出品・終了・落札・取引メッセージ・質問・評価 | 件名で分ける (下記) |
| payment-master@mail.yahoo.co.jp | 支払い完了・決済番号・支払い方法の選択・売上確定 | 記録 |
| wallet-master@mail.yahoo.co.jp | 振込予定・振込完了 | 記録 |
| auction-reminder@mail.yahoo.co.jp | まもなく終了 (ウォッチ中の商品) | 要らない (出品側なら) |
| auction-advice@mail.yahoo.co.jp | 違反申告があった | 記録 |
| auctions-newsletter / auction-coupon-master | メルマガ・クーポン | 要らない |
| premium-newsletter / points-master / directoffer-master ほか | Yahoo!全体のメルマガ・ポイント・広告 | 要らない |
auction-masterだけは1つのアドレスにいろいろな通知が混ざっているので、件名で分けます。
| 件名 | 分類 | 理由 |
|---|---|---|
| 取引メッセージ： | 事故になる | 落札者からの連絡。返信が要る |
| に質問が届きました | 事故になる | 出品中の商品への質問。放置すると入札されない |
| まとめ依頼連絡 | 事故になる | 同梱の依頼。送料に影響する |
| 支払いが完了しました | 事故になる | 発送の起点 |
| お届け先住所確定 | 事故になる → 記録 | 送料連絡の起点。自動化していれば記録でよい |
| 終了 (落札者あり) | 記録 | 支払い完了が来るので、これ自体に対応はない |
| 商品受け取り完了 | 記録 | 取引完了の記録 |
| 出品： | 要らない | 自分が出品した通知。出品中の一覧を見れば分かる |
| 終了 (落札者なし) | 要らない | 再出品の判断は一覧でする |
| 自動再出品 | 要らない | 同上 |
| オークション取り消しのお知らせ | 記録 | 自分で取り消したときの控え |
評価のメールは「おめでとうございます」で分ける
評価の通知は少し工夫が要ります。落札者からの評価は1件ごとに届きますが、ほとんどは「非常に良い」か「良い」で、見ても何もしません。見たいのは「どちらでもない」以下が付いたときだけです。
ヤフオクの評価メールは、良い評価のときだけ件名に「おめでとうございます」が入ります。これを使って、
- 差出人がauction-masterで、件名に「評価」と「おめでとうございます」の両方があるもの → 削除
- 差出人がauction-masterで、件名に「評価」があるもの → 受信トレイに残す
の2つを作ると、良い評価は消え、それ以外だけが残ります。Gmailのフィルタは上から順ではなく全部が同時に効くので、削除の条件のほうを狭く (両方の語を含む) しておけば、残したいものに削除が当たることはありません。
見落とすと事故になるものには、目立つラベルを付ける
取引メッセージ・質問・まとめ依頼の3つは、受信トレイに残すだけでは足りません。ほかのメールに紛れます。当方ではこの3つに黒いラベルを1つ付けて、受信トレイでそのラベルだけを目で追うようにしています。ラベルの色はGmailのラベル設定で変えられます。黒にしているのは、ほかの色付きラベルの中で一番目に入るからです。
この3つは、ヤフオク側の配信停止でも止めない設定が最初から入っています。止めてしまうと、取引ナビを自分で見に行かない限り気づけなくなります。
アカウントが複数あるときは、宛先で分ける
アカウントごとにメールを分けたい場合、Gmailのエイリアスを使うのが一番楽です。Gmailは「自分のアドレス+好きな文字@gmail.com」を全部同じ受信トレイで受け取ります。ヤフオクの各アカウントに登録するメールアドレスを、
- アカウントA: example+shop1@gmail.com
- アカウントB: example+shop2@gmail.com
のように分けておくと、宛先 (To) でフィルタできます。「To: example+shop1@gmail.com → ラベル shop1 を付ける」を作れば、どのアカウントのメールかがラベルで分かります。ラベルは入れ子にできるので、親に「ヤフオク」、子に各アカウントを置くと一覧が見やすくなります。
ヤフオク側の設定画面はアカウントごとに別で、配信停止の項目も多いので、3つ4つと増えるとそれだけで時間を取られます。Gmail側で止めれば1か所で済み、あとで戻すのも1回です。
削除とアーカイブの使い分け
Gmailの「削除する」はゴミ箱に入れ、30日で消えます。消えて困らないもの (出品通知、落札者なしの終了、メルマガ) はこれでよいのですが、あとで「あの取引はいつだった」と探すことがあるメール (支払い完了、受け取り完了、振込) は、削除ではなく「受信トレイをスキップ」にしてラベルを付けておきます。検索で出てきます。
容量は気になるところですが、ヤフオクのメールは1通数KBです。50万通で2GB弱、無料枠の15GBの中に収まっています。
件名フィルタの弱点
件名で分けるフィルタは、ヤフオク側が文言を変えると効かなくなります。実際、取引ナビの新画面への移行で通知の文面がいくつか変わりました。月に一度くらいは、受信トレイに本来フィルタで消えるはずのメールが残っていないかを見て、残っていれば件名を直します。差出人のアドレスで分けているフィルタは、この影響を受けません。可能なものは件名より差出人で分けておくほうが長持ちします。
まとめ
ヤフオクからのメールは、見て何かするもの、記録、要らないものの3つに分けると整理できます。見て何かするものは3種類だけ (取引メッセージ・質問・まとめ依頼) で、ここに目立つラベルを付けておけば、あとは全部受信トレイから外して構いません。評価は「おめでとうございます」の有無で分け、アカウントが複数あるなら宛先のエイリアスで分けます。配信停止をアカウントごとに回るより、Gmail側で1回設定するほうが早く、戻すのも楽です。
Gmailのフィルタの作り方そのものは、Gmailのフィルタを整理した記事に書いています。取引メッセージの返信を速くするには、AucKitの取引メッセージのテンプレートも使えます。